Nicht jeder Ablauf braucht KI
Ein KI-System ist dann sinnvoll, wenn Informationen unterschiedlich formuliert oder verteilt sind und ein Arbeitsschritt Verständnis erfordert. Klare Regeln, feste Datenfelder und wiederkehrende Wenn-dann-Entscheidungen lassen sich dagegen häufig einfacher und stabiler klassisch automatisieren.
Deshalb beginnt die Arbeit nicht mit einem Modell, sondern mit dem Ablauf: Welche Aufgabe soll übernommen werden? Welche Informationen stehen zur Verfügung? Wo ist eine menschliche Entscheidung notwendig? Und woran erkennen wir, ob das Ergebnis gut genug ist?
Vom Assistenten zum eingebetteten System
Ein funktionierender KI-Einsatz kann Dokumente einordnen, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Antworten vorbereiten oder definierte Werkzeuge bedienen. Entscheidend ist die Einbettung: Der Agent erhält nur die Zugriffe, die er benötigt, arbeitet mit nachvollziehbaren Zwischenschritten und übergibt unklare Fälle an einen Menschen.
So entsteht kein allwissender Chatbot, sondern ein abgegrenztes digitales System mit einer konkreten Verantwortung.
Kontrolle gehört zur Architektur
Prompts allein machen noch keinen verlässlichen Prozess. Für den Betrieb braucht es Versionierung, Protokolle, Tests mit realistischen Fällen, Regeln für sensible Daten und klare Grenzen. Kritische Aktionen werden bestätigt, Quellen sichtbar gemacht und Fehlerfälle so behandelt, dass niemand auf ein überzeugend formuliertes, aber falsches Ergebnis angewiesen ist.
Das Ziel ist nicht möglichst viel KI. Das Ziel ist ein Ablauf, der nachweisbar besser funktioniert.